15 программ для организации удаленной работы сотрудников

В результате распространения COVID-19, значительное количество сотрудников перешло на дистанционный режим труда. Этот метод работы стал единственно возможным в условиях карантинных ограничений. При этом, работа из дома обеспечивает более высокую эффективность и исключает риск инфекции. В обычном офисе сотрудники постоянно взаимодействуют друг с другом, а в онлайн-среде необходимо организовать этот процесс иным образом. В этом контексте, программное обеспечение для удаленной работы, объединенное с другими полезными инструментами, значительно упрощает деятельность сотрудников.

В этой публикации будут представлены наиболее эффективные и обязательные к использованию бесплатные приложения, предназначенные для удалённой деятельности, способные значительно упростить и повысить продуктивность труда вашего персонала.

Предоставьте удобный доступ сотрудникам к ресурсам компании и файлам

Многие работники, перешедшие на удаленную работу, не имеют возможности перенести с собой компьютер из офиса, где хранятся необходимые для работы документы. В этом случае необходимо обеспечить удаленный доступ к корпоративным компьютерам с использованием специализированного программного обеспечения.

1. TeamViewer

Наиболее распространенное решение для удаленного доступа к компьютерам — это программа TeamViewer, которая позволяет осуществлять контроль над рабочими станциями сотрудников или следить за их деятельностью. Она обладает универсальным характером и совместима с широким спектром платформ, обеспечивая возможность управления на устройствах под управлением Windows, iOS и Android.

Программное обеспечение предоставляется бесплатно и предназначено только для частного использования. Организациям, желающим использовать TeamViewer для коллективной работы, потребуется приобрести соответствующую подписку, стоимость которой будет определяться количеством задействованных сотрудников.

2. Удаленный рабочий стол Windows

Это не простая программа, а интегрированный компонент операционной системы Windows, предоставляющий возможность удаленного управления компьютером. Удаленное управление рабочим столом Windows 10 доступно не только пользователям других Windows-систем, но и обладателям смартфонов на базе iOS или Android. Настройка процесса, хотя и несложная, требует наличия подробной инструкции.

• На компьютере, с которого непосредственно будет запускаться удалённый рабочий стол нужно будет открыть меню Пуск и выбрать пункт под названием «Параметры системы». В появившемся окне нужно будет выбрать раздел «Удаленный рабочий стол» и включить его.
• Задайте название настраиваемого компьютера.
• На втором компьютере для подключения к созданному рабочему столу нужно будет повторить действия в пункте 1, но уже выбрать « подключение к удаленному рабочему столу» и.
• В открывшемся окне нужно будет вписать имя компьютера, которое вы указывали в действии номер 2 и нажать кнопку «Подключится».

Продумайте стратегию контроля

При переходе на удаленную работу, планирование рабочего процесса становится более сложной задачей, чем в обычной офисной среде. Контроль над процессом и производительностью сотрудников требует более тщательного внимания, иначе эффективность работы может снизиться. Простое предоставление отчетов по завершении рабочего дня не всегда является достаточным. Однако использование специализированных инструментов позволяет осуществлять постоянный мониторинг деятельности сотрудников в реальном времени.

3. CleverControl

С помощью этого сервиса работодатель имеет возможность проводить полный мониторинг всех внутренних процессов предприятия, включая деятельность персонала. Использование данного сервиса предоставляет вам доступ к таким возможностям:

• История всех нажатий клавиш клавиатуры;
• Режим просмотра экрана сотрудников онлайн;
• Функция записи экрана и последующий просмотр;
• Контроль мессенджеров и социальных сетей;
• История поиска и посещения в браузере;
• История запуска приложений;
• Доступ к поисковым запросам в браузерах;
• Режим скрытой слежки.

Конечно, персонал может возразить против подобного проекта, поскольку они не стремятся раскрывать свои личные данные. В случае удаленной деятельности предпочтительнее применять TeamViewer или удаленный рабочий стол от Windows, которые не обладают аналогичными слежковыми возможностями. Тем не менее, CleverControl может быть установлен на компьютеры в офисе для мониторинга трудового процесса.

Приложение поддерживает работу на операционных системах Mac OS и Windows, предоставляя возможность бесплатного использования в течение двухнедельного испытательного срока.

4. Timely

Важно обеспечивать сотрудникам перерывы в работе, особенно когда они длительное время работают за компьютером, поскольку это значительно снижает их продуктивность. Для эффективного управления рабочим временем можно воспользоваться специализированным инструментом, который отслеживает время, проведённое в различных приложениях, и предоставляет подробную статистику. Чтобы этот инструмент функционировал правильно, необходимо указать сервисы, используемые сотрудниками, после чего он начнёт регистрировать их рабочее время.

Наладьте общение с рабочим коллективом

В условиях удаленной деятельности крайне значимо обеспечить эффективный канал коммуникации, который не только облегчает обмен мнениями, но и позволяет быстро передавать важные сообщения или новости. Использование мессенджеров дает возможность сотруднику в любое время связаться с коллегами и получить необходимую информацию. Кроме того, поддержание связи является неотъемлемой частью совместной работы над проектами. Следовательно, предоставление надежного инструмента для взаимодействия является ключевым фактором успешности удаленного сотрудничества.

5. Discord

Уникальный мессенджер, который завоевывает сердца как геймеров, так и профессионалов, предлагает широкий спектр функционала. Среди них: экранный показ, голосовой чат, групповые коммуникации и другие возможности. Важнейшее преимущество — это бесплатный доступ к программе. В ней также можно выделить несколько ключевых преимуществ.

• Полностью бесплатный доступ ко всем имеющимся функциям;
• Возможность создания групповых чатов или каналов;
• Возможность создания постоянных голосовых каналов с настройкой доступа.

Универсальный мессенджер обладает совместимостью с операционными системами MacOS, Windows, iOS, Android и Linux, обеспечивая постоянную связь благодаря поддержке мобильных устройств.

6. Slack

Не слишком широко распространенный, однако весьма функциональный мессенджер Slack предоставляет возможность эффективной коммуникации между сотрудниками. В этом приложении доступно обсуждение стратегий или обмен новостями. Также возможно организовать групповые чаты для нескольких участников и распределять задания. Для улучшения организации можно установить отдельные чаты для каждого отдела.

Мессенджер предлагает полностью бесплатное использование и поддерживает широкий спектр операционных систем. В Slack также интегрированы различные полезные сервисы, такие как Google Drive и Office 360, что облегчает обмен рабочими документами.

Проводите конференции и мотивируйте рабочий коллектив правильно

Виртуальные встречи являются важной составляющей любого делового процесса. В некоторых случаях сотрудники могут испытывать снижение мотивации или неверно интерпретировать поставленные задачи, поэтому регулярное проведение небольших онлайн-совещаний крайне необходимо. Такие мероприятия способствуют сплочению коллектива и улучшению кооперации в работе.

7. Zoom

Организация конференций может быть осуществлена как с участием одного сотрудника, так и с привлечением целого коллектива. В качестве оптимального средства для проведения встреч рекомендуется использовать широко распространенное программное обеспечение под названием Zoom. Данное решение не только поддерживает проведение групповых собраний, но и предоставляет возможности для записи мероприятий, взаимодействия в чате, обмена документами и управления рабочими пространствами.

Видеоконференции обеспечивают более глубокое понимание поставленных задач и обмен мнениями по вопросам их разрешения. Данное программное обеспечение предоставляется бесплатно, однако накладывает определенные временные рамки на продолжительность каждой встречи. Устранить эти ограничения возможно путем приобретения платного доступа.

8. Bonusly

Важно стимулировать сотрудников какими-либо средствами, поскольку отсутствие стимулов отрицательно влияет на качество выполняемых задач. В связи с этим, многие крупные организации прибегают к услугам платформы Bonusly. Механизм её функционирования прост: каждый месяц каждому работнику выдается определенное число баллов, которые он может передавать коллегам в знак признательности за помощь или ценный совет. В конце месяца формируется рейтинг, и сотрудники получают шанс обменять накопленные баллы на подарки от компании или на дополнительный выходной. Такой подход поощряет взаимопомощь в коллективе, что, в свою очередь, повышает эффективность работы.

Позаботьтесь о защите данных компании и сотрудников

Организации оперируют значительным объёмом конфиденциальных документов и скрытой информации, недоступной для сторонних лиц. К таким данным могут относиться различные пароли, программные скрипты или банковские реквизиты фирмы. Угроза заключается в потенциальной уязвимости со стороны персонала, который часто обрабатывает эти секреты на личных компьютерах. В то время как офисные машины защищены прочными барьерами, домашние ПК или ноутбуки могут стать лёгкой добычей для простейшего вируса, что приведёт к потере данных. Следовательно, обеспечение надлежащей защиты является крайне важным.

9. Защитник Windows

В последней версии операционной системы Windows 10 предустановлен инструмент защиты Windows Defender, способный обеспечить безопасность компьютера от вирусной опасности. Важно отметить, что этот антивирус регулярно обновляется, что снижает риск возникновения уязвимостей в системе. Защитник Windows выполняет непрерывное сканирование файлов на компьютере и, при обнаружении вредоносных элементов, перемещает их в изолированное хранилище, оповещая пользователя. Дополнительно предусмотрена возможность выполнять избирательные проверки определенных папок или отдельных файлов.

Для повышения уровня безопасности рекомендуется провести консультации с персоналом, объяснив им, что загрузка фильмов или других файлов с ненадежных ресурсов нежелательна. Кроме того, можно предложить создать на компьютере дополнительный рабочий профиль, лишенный доступа к конфиденциальной информации.

10. BitDefender

Не всем работникам может быть доступна операционная система Windows, и в таких ситуациях целесообразно обеспечить дополнительную защиту. Многие крупные организации серьезно относятся к обеспечению безопасности своих сотрудников, поэтому на компьютеры устанавливаются платные антивирусные программы. Тем не менее, бесплатные аналоги также эффективно выполняют свои функции по защите.

Программное обеспечение для защиты от вирусов BitDefender продемонстрировало высокую эффективность и надежность в обеспечении безопасности. Оно обладает возможностью шифрования паролей и конфиденциальной информации, а также предотвращения несанкционированных подключений и утечек данных.

Предоставьте надёжное хранилище файлов

Хранение всех рабочих документов на домашнем ПК не всегда возможно для всех. В таких случаях облачные сервисы являются превосходным выбором. Они не только обеспечивают безопасное место для хранения данных, но и значительно упрощают обмен файлами между членами коллектива, предоставляя более эффективный способ, чем традиционное перемещение файлов через мессенджеры. Поэтому наличие надежного облачного хранилища является ключевым фактором для эффективной работы.

11. Google Диск

Крупнейший облачный сервис в мире, принадлежащий компании Google, широко используется ведущими мировыми корпорациями, что подтверждает его высочайшее качество. Google Диск также отличается надежной системой защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивая полную безопасность данных. Сервис предлагает обширный набор функциональных возможностей, значительно упрощающих и улучшающих работу с файлами.

• Сканирование документов, чеков, квитанций и прочей информации на мобильной версии;
• Синхронизация данных на нескольких устройствах;
• Возможность создания описания и названия для файлов любого типа;
• Возможность установки бесплатной версии на компьютер или мобильное устройство;
• Редактирование документов PDF или Word с возможностью пометок;
• Возможность извлечения текстовой информации из картинки.

Для более глубокого изучения расширенных функций сервиса рекомендуется посетить официальный веб-ресурс Google.

12. Box

Хранилище данных под брендом Box завоевало популярность среди корпоративных пользователей благодаря своей надежной системе безопасности. Оно предоставляет 10 гигабайт свободного пространства для хранения важных файлов компании. Этот сервис идеально подходит для быстрой передачи небольших файлов, таких как изображения и документы. Однако его использование для передачи крупных объемов данных ограничено, поскольку максимальный размер одного файла, который можно отправить, составляет 256 мегабайт. Взаимодействие с сервисом осуществляется исключительно через веб-браузер, так как у него нет собственного приложения.

13. Dropbox

Еще один широко распространенный облачный сервис, предоставляющий возможность загружать и просматривать файлы с любого устройства. Сервис обладает обширным набором функциональных особенностей, включая уведомления о изменениях в загруженных документах, доступ к файлам через ссылки, встроенный календарь и другие полезные функции.

Постройте рабочий процесс и распределите объем работы между сотрудниками

Общеизвестно, что производительность труда персонала уменьшается, когда в деловом взаимодействии отсутствует ясность. Чаще всего такая ситуация возникает вследствие неспособности получить целостное представление о ходе работы. Как обычно, работники используют чаты, мессенджеры, электронную почту и другие средства связи для получения информации о текущем статусе проекта, обмениваясь сообщениями с коллегами. Однако этот процесс требует излишнего времени, и понимание хода работы остается недостаточно глубоким.

14. Битрикс24

Обычно, когда у сотрудников есть четкая цель, выполнение задач становится значительно проще. Они четко видят масштабы работы и знают, что именно необходимо сделать. Используя данный сервис, можно удобно составить план задач для каждого сотрудника и вместе обсудить каждый шаг процесса. Также возможно установить крайний срок выполнения, что еще больше стимулирует быстрое завершение задания. Программа предоставляется бесплатно и доступна для скачивания на официальном сайте. Битрикс24 совместим с операционными системами Windows и MacOS.

15. Asana

Asana представляет собой инструмент для управления задачами, где пользователи могут:

• создавать и распределять задачи между сотрудниками;
• создавать групповые проекты;
• общаться в чате с сотрудниками.

Сотрудники организации получат возможность значительно упростить процесс подачи работ и контролировать сроки их предоставления. Дополнительно, имеется функция присоединения готовых материалов из облачных сервисов Dropbox, Box и Google Диска. Вам предоставляется подробная информация о каждом выполненном задании, включая время его выполнения.

Вот и конец: я уверен, что в данном сборнике каждый найдет для себя что-то ценное!